Hubungan Sekretaris dengan Pimpinannya

Hubungan Sekretaris dengan Pimpinannya

Hubungan Sekretaris dengan Pimpinannya - sekretraris yaitu seorang yang paling dekat dengan pimpinan yang dipercayai untuk kerjakan semua aktivitas asministrasi kantor untuk menjangkau satu maksud spesifik. 

Sekretaris dapat juga dibedakan jadi 2 jenis yakni : 

Sekretaris pribadi (SEKPRI) 

Syarat Menjadi Sekretaris Perusahaan

Yakni sekretaris yang tugasnya menolong seseorang pimpinan serta tidak mempunyai anak buah. 

Contoh : Sekretaris Direktur Manajer, Sekretaris Rektor, Sekretaris Mentri. 

Sekretaris Eksekutif (Sekretaris Umum). 

Yakni Sekretaris yang tugasnya menolong satu unit lembaga/lebih, serta mempunyai anak buah. 

Contoh : Sekretaris lokasi, Sektaris yayasan, Sekretaris Negara, Sekretaris Direktorat jendral. 

2. 2 Pekerjaan Sekretaris 

Tugas-tugas sekretaris mencakup : 

1. Pekerjaan Rutin 

Pekerjaan yang sehari-hari ditangani tidak ada perintah dari atasan umpamanya buka serta buat rencana. 

2. Pekerjaan Khusus 

“Tugas yang membutuhkan perintah spesial dari pimpinan atau memerlukan pertimbangan serta pengalaman yang dipunyai sekretaris” 4) 

Umpamanya, buat kesepakatan kirim faksimil, dsg. 

3. Pekerjaan Administrasi 

Pekerjaan ini mencakup : 

· Korespondensi 

· Filling 

· Ambil serta menyalin dikte dari pimpinan 

· Mengurusi surat masuk serta surat keluar 

· Travel Arrangements 

· Organize meeting 

· Making appointments 

· Handling all confidential matters 

4. Pekerjaan Receptionist 

· Terima serta menjawab telepon 

· Mencatat pesan-pesan lewat telepon 

· Terima serta melayani tamu baik yang diinginkan ataupun yg tidak diharapkan 

· Mencatat janji-janji untuk pimpinan 

5. Pekerjaan Keuangan 

· Mengurusi keuangan pribadi pimpinan dengan bank 

· Membayar rekening-rekening, pajak, sumbangan 

· Buat serta mengelola kas kecil (petty kontan) 

· Buat laporan perjalanan dinas pimpinan 

6. Pekerjaan Manjemen Perkantoran 

Seseorang sekretaris mesti dapat mengatur tata letak kantor, perlengkapan yang dibutuhkan untuk menjangkau efisiensi serta ifektiritas kerja yang di dukung oleh kelancaran alur komunikasi serta info. 

7. Pekerjaan Manajemen Kepemimpinan 

Seseorang Sekretaris diberitanggung jawab serta wewenang untuk mengatur bawahannya. Misalanya, Sekretaris junior, Typist, OB. Dalam hal semacam ini, peranan manajemen kepeminpinan diperlukan untuk mensupport pekerjaan sekretaris 

dalam lakukan pendelegasian pekerjaan, pembagian pekerjaan ataupun empowerment di antara tim di mana Sekretaris gabung. 

8. Pekerjaan Insidental 

Yakni pekerjaan yang dikerjakan pada saat serta kondisi spesifik, diantaranya : 

a. Mempersiapkan agenda rapat, mempersiapkan laporan, pidato atau pernyataan 

pimpinan. 

b. Buat rangkuman dari berita atau karangan yang termuat dalam surat berita, 

majalah, brosur yang ada hubungannya dengan kebutuhan perusahaan. 

c. Mengoreksi bahan cetakan seperti brosur, undangan, prospectus, formulir dan 

daftar yang dikonsep pimpinan. 

d. Mewakili pimpinan dalam beragam resepsi atau pertemuan. 

e. Menolong penerbitan intern organisasi. 

9. Pekerjaan Sekretaris dalam Business Meeting 

yakni pekerjaan sekretaris dalam mengatur satu pertemuan usaha agar 

pertemuan bisa membawa hasil jadi pedomannya yakni : 

a. saat serta tempat mesti di pastikan 

b. minum dan makan disediakan 

c. siapkan kertas kerja, brosur serta alat catat. 

d. saat pertemuan sebaiknya ditata bebas dari acara-acara beda. 

e. jadwal pertemuan ditata dengan baik supaya pertemuan membawa kesan yang 

menyenangkan 

f. pastikan hari yang pas, umpamanya pada hari selasa, rabu serta kamis. 

g. untuk kantor-kantor atau perusahaan yang cukup besar maju pada saat-saat 

spesifik dikerjakan kontrol pada pegawainya. 

10. Lain-lain 

§ Personal matters 

§ Monitoring and procuring order 

Misalnya : mengecek stok stationary, kertas fax, office supplies, serta beda sebagainya 

§ Menterjemahkan 

§ General Affair duties 

Misalnya : mengkalkulasi saldo cuti karyawan, mengkalkulasi uang lembur, mengkalkulasi uang makan siang. 

Tetapi jika pengawasan mengendur atau ragu tidak diaplikasikan dengan berkelanjutan, jadi orang juga akan relatif tidak mematuhi ketentuan maupun hindari tanggung jawab.